С помощью импорта инвентаря вы можете загрузить файл Excel с данными о вашем парке устройств. Затем вы сопоставляете столбцы с соответствующими полями в Samedis.care и сверяете типы устройств с нашим каталогом. При этом вам помогает автоматическое распознавание на базе искусственного интеллекта. Только в самом конце из проверенных черновиков создаются реальные единицы инвентаря.

1. Обзор процесса импорта

Процесс состоит из трёх основных этапов:

1. Загрузка и сопоставление:
   Вы загружаете файл Excel, сопоставляете столбцы с соответствующими полями и создаёте из них первые черновики.
2. Гармонизация:
   Каждый тип устройства сопоставляется с записью в каталоге или при необходимости создаётся заново.
3. Завершение:
   Проверенные черновики импортируются как готовые единицы инвентаря.

Инструмент импорта находится в разделе Устройства в подразделе Инвентарь.

2. Импортёр

Samedis.care позволяет выполнять несколько импортов одновременно и работать над ними независимо друг от друга. В этом обзоре вы видите все текущие и ещё не завершённые импорты.

Нажмите +Создать, чтобы запустить новый процесс импорта.

3. Перед началом: требования к файлу Excel

Чтобы загрузка была успешно обработана, ваш файл должен соответствовать нескольким требованиям.

Файл должен быть в формате .xlsx. Другие форматы, особенно .xlsm (файлы с макросами), отклоняются. При этом проверяется фактическая сигнатура файла, а не только его расширение. Кроме того, размер файла не должен превышать 10 МБ, и он не должен быть защищён паролем или зашифрован. Защищённые файлы отклоняются с соответствующим сообщением об ошибке.

В первой строке должны находиться названия столбцов. Отдельные заголовочные строки над ними автоматически игнорируются.

Существует четыре обязательных столбца, которые должны присутствовать и быть сопоставлены, чтобы можно было запустить импорт: вид устройства, тип устройства с точным обозначением модели, производитель согласно заводской табличке, а также инвентарный или заводской номер как уникальный идентификатор каждого устройства. Все остальные столбцы, такие как серийный номер, номер производителя, отделение, местоположение или право собственности, являются необязательными. Их можно учесть при сопоставлении или опустить.

Во время обработки система автоматически очищает определённые значения. Заполнители для «пусто» или «неизвестно» приводятся к единому виду «пусто», чтобы они не мешали сопоставлению. К ним относятся, среди прочего, символы такие как -, –, а также значения n/a, k.A., нет, null, unknown, неизвестно, пусто, без указания или отсутствует. Кроме того, удаляются начальные и конечные пробелы. Такие поля, как модель устройства, обрабатываются как текст, чтобы, например, ведущие нули или номера деталей сохранялись корректно.

4. Загрузка файла Excel

Если ваш файл соответствует всем требованиям, на следующем шаге вы можете загрузить его с помощью перетаскивания (drag & drop) или через выбор файла и запустить импорт нажатием Далее.

5. Этап 1: Загрузка

В верхней части вы видите отдельные шаги импорта: Загрузка, Сопоставление, Импорт и Идёт обработка.

Шаг 1 – Загрузка

После того как вы на предыдущем шаге загрузили файл .xlsx, он теперь считывается, а содержащиеся в нём столбцы распознаются автоматически.

6. Этап 2: Сопоставление

Шаг 2 – Сопоставление:

Слева отображаются все столбцы из вашего файла Excel. Справа вы выбираете подходящее целевое поле в Samedis.care. Система автоматически предлагает подходящие сопоставления на основе названий столбцов. Проверьте эти предложения и при необходимости скорректируйте их. Столбцы, которые не нужно импортировать, можно установить в Не импортировать.

Затем нажмите Далее.

7. Этап 3: Импорт

Шаг 3 – Подтверждение импорта:

Перед запуском импорта вы получаете сводку по вашему файлу. Отображаются, среди прочего, имя файла, а также количество распознанных строк, столбцов и сопоставлений.

Кроме того, вы можете определить, как импорт должен обрабатывать определённые данные:

• Обновлять существующие единицы инвентаря
  Уже имеющиеся единицы инвентаря с тем же номером устройства обновляются вместо того, чтобы быть пропущенными.
• Создавать отсутствующие отделения
  Отделения, которые содержатся в файле, но ещё не существуют, создаются автоматически.
• Создавать отсутствующие места размещения устройств
  Места размещения, которые содержатся в файле, но ещё не существуют, также создаются автоматически.

Нажатием Импортировать вы запускаете обработку.

8. Обзор: совпадения устройств

На этом этапе вы сопоставляете каждый импортированный тип устройства с подходящей записью каталога или при необходимости создаёте новую запись каталога. Для этого доступны два представления: обзорное представление и детальное представление.

В обзорном представлении вы видите все уникальные типы устройств из вашего импорта. Отображаются тип устройства, вид устройства и производитель из вашего файла Excel, а также текущий статус, сопоставленная запись каталога и количество связанных единиц инвентаря.

С помощью функции поиска и фильтров по статусу вы можете ограничить отображаемые записи. Кроме того, вы можете показывать или скрывать столбцы, сбрасывать фильтры, а также через «Загрузка» вернуться к загрузке или через «Завершить» перейти к следующему этапу.

Отдельные статусы имеют следующее значение:

Статус: Ожидает
Тип устройства был перенесён из файла Excel, но ещё не сопоставлен с записью каталога и должен быть обработан.

Статус: Подтверждён
Тип устройства сопоставлен с записью каталога. Сопоставление было либо распознано автоматически, либо подтверждено вами.

Статус: Скорректирован
Автоматически предложенное сопоставление было изменено вами.

Статус: Существует
Тип устройства уже имеется в каталоге вашего клиента (тенанта).

Статус: Игнорируется
Тип устройства был сознательно не сопоставлен и будет пропущен.

8.1. Детальная маска: сопоставление типа устройства

С помощью счётчиков над списком вы в любой момент сохраняете общее представление. «Всего» показывает все импортированные типы устройств, «Назначено» — все уже обработанные записи, а «В процессе» — все типы устройств, которые ещё нужно обработать.

Через Редактировать или двойной щелчок вы открываете детальное представление выбранного типа устройства.

Слева вы видите информацию из вашего файла Excel. Сюда относятся тип устройства, вид устройства, производитель, а также количество связанных единиц инвентаря. Через Подробности вы можете отобразить все единицы инвентаря этого типа устройства.

Нажмите на значок Google, чтобы открыть подготовленный поиск Google по выбранному устройству. Так вы сможете быстро найти дополнительную информацию об устройстве.

Затем вы определяете, как следует обработать тип устройства. Вы можете сопоставить существующую запись каталога, создать новый тип устройства только для вашего клиента (тенанта) или создать новый тип устройства и дополнительно пометить его для публикации в общедоступном каталоге.

8.2. Детальная маска: сопоставление записи каталога

При этом варианте вы сопоставляете импортированный тип устройства с существующей записью каталога.

В среднем столбце вы можете выполнять поиск в общедоступном каталоге.

Поля поиска для этого уже предварительно заполнены с помощью информации из вашего файла Excel, так что Samedis.care предлагает вам подходящие записи каталога. Эти предложения сортируются по степени совпадения и помечаются как Рекомендуется, Альтернатива, Предложение или Предложение SDH.

Вы можете выбрать тип устройства, нажав на него в предложениях или в каталоге.

В правом столбце вы видите предпросмотр выбранной записи каталога с важнейшей информацией и изображениями. Через Сравнить, что обозначено значком Google с двумя противоположно направленными стрелками, вы можете сопоставить данные из вашего файла Excel с записью каталога. С помощью Ещё вы открываете полное детальное представление типа устройства.

С помощью Назад и Подтвердить вы переключаетесь между отдельными типами устройств. После того как вы подтвердили свой выбор, автоматически открывается следующий тип устройства, который ещё нужно обработать. Так вы можете обрабатывать все оставшиеся записи шаг за шагом, пока гармонизация не будет завершена.

8.3. Детальная маска: создание нового типа устройства

Если подходящей записи каталога нет, вы можете создать новый тип устройства для вашего клиента (тенанта).

Для этого заполните форму в среднем столбце. Обязательными полями являются вид устройства, тип устройства (с точным обозначением согласно заводской табличке), а также производитель согласно заводской табличке. Дополнительные сведения, такие как ответственный производитель, информация о постановлении для эксплуатирующих организаций, риск применения, ссылка на продукт или документы на продукт, вы можете добавить при необходимости.

Затем нажмите Подтвердить.

8.4. Детальная маска: создание нового типа устройства и публикация

Выберите этот вариант, если вы хотите создать новый тип устройства и одновременно пометить его для публикации в общедоступном каталоге. Для этого заполните форму так же, как при создании нового типа устройства, и нажмите Подтвердить.

После утверждения тип устройства становится доступен и другим пользователям в общедоступном каталоге.

9. Этап 4 – Завершение

Через Завершить вы попадаете к обзору всех единиц инвентаря, готовых к импорту. Отображаются все записи, тип устройства которых уже сопоставлен или создан заново.

9.1. Завершение импорта

Теперь проверьте свои записи. Если что-то не подходит, вы можете через Редактировать вернуться в детальное представление и исправить сопоставление.

Нажатием Импортировать вы запускаете собственно импорт. Если ни одна запись не выбрана, переносятся все готовые к импорту единицы инвентаря. Если вы выбрали отдельные записи, импортируются только они.

10. Импорт единиц инвентаря

Во время импорта индикатор выполнения показывает текущее состояние обработки. По завершении единицы инвентаря создаются, и импорт завершается.

Если во время импорта возникают ошибки, импорт прерывается и отображается список затронутых строк с соответствующими сообщениями об ошибках. Через Назад вы можете исправить затронутые записи и затем запустить импорт заново.