Ja, met Samedis.care kunnen jij en je instelling voldoen aan alle vereiste bepalingen van de Duitse verordening voor exploitanten van medische hulpmiddelen (MPBetreibV). We bieden je een complete oplossing waarmee je wettelijk conform voldoet aan de eisen voor het exploiteren, gebruiken en onderhouden van medische hulpmiddelen.

Met Samedis.care kun je in je instelling:

• Instructies voor het juiste gebruik van medische hulpmiddelen documenteren.
• Een veiligheidsfunctionaris medische hulpmiddelen aanwijzen en diens taken volgens de wettelijke eisen uitvoeren.
• Regelmatige onderhoudsmaatregelen plannen en uitvoeren om een veilige en juiste werking van medische hulpmiddelen te garanderen.
• Een inventaris van alle medische hulpmiddelen bijhouden en belangrijke informatie zoals naam, serienummer en verantwoordelijke personen documenteren.
• De reiniging en sterilisatie van medische hulpmiddelen uitvoeren met inachtneming van de specificaties van de fabrikant en het succes van deze procedures aantoonbaar vastleggen.
• Metrologische en veiligheidstechnische controles plannen en uitvoeren volgens de bepalingen van de MPBetreibV.
• Een volledige documentatie van de medische hulpmiddelen bijhouden die alle relevante informatie bevat en tijdens werktijd toegankelijk is.

Alle gegevens van je instelling worden versleuteld opgeslagen in gecertificeerde, moderne datacenters in Duitsland.

Alleen jij en de personen die je actief toegang geeft, hebben toegang tot je gegevens.

Daarnaast zijn we ISO 27001-gecertificeerd. Dat betekent dat we naast de AVG ook voldoen aan strenge beveiligingsnormen en -processen.

Meer informatie over de beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.

Samedis Care is voor de instelling – My Samedis Care is je persoonlijke digitale apparatenpaspoort.

In Samedis Care beheren de verantwoordelijken voor medische hulpmiddelen de inventaris, instructies en het onderhoud voor de hele instelling. My Samedis Care is je persoonlijke omgeving: daar zie je de apparaten die je gebruikt, je instructiestatus en je volledige instructiegeschiedenis – over alle instellingen heen. Iedereen met een login krijgt automatisch een My Samedis Care-account. Verander je van werkgever, dan neem je je digitale apparatenpaspoort gewoon mee.

my.samedis.care is het gratis platform voor alle gebruikers van medisch-technische apparaten.

Bespaar tijd en blijf verbonden met je zorginstelling dankzij een gebruiksvriendelijke mobiele en desktop-app die is ontworpen voor je werk. Houd je digitale apparatenpaspoort bij en deel je instructies met je zorginstellingen, of je nu aan je bureau zit of onderweg bent. my.samedis.care maakt je dagelijkse werk eenvoudiger doordat je toegang hebt tot relevante en actuele gebruiksaanwijzingen, toepassingsinstructies en veiligheidsinformatie.

Welke functies zijn beschikbaar in my.samedis.care?

• Digitaal apparatenpaspoort: bewaar je bewijzen onafhankelijk van je werkgever. Elke apparaatinstructie wordt direct in je persoonlijke account gedocumenteerd.
• Instructies eenvoudig delen: verminder het aantal dubbele instructies door gevolgde instructies direct te delen met je gekoppelde zorginstelling.
• Spraak- en videosupport voor apparaten: maak een aanvraag over een apparaat in je instelling als tekst-, spraak-, foto- of videobericht en bereik automatisch de juiste contactpersoon.
• Toegang tot apparaatinformatie: heb altijd toegang tot relevante en actuele gebruiksaanwijzingen, toepassingsinstructies en veiligheidsinformatie.

Nee. Samedis Care is een pure webapplicatie – je hebt alleen een browser nodig.

Gebruik op Android Chrome en op iPhone Safari. Er worden geen gegevens lokaal op je apparaat opgeslagen. Foto’s of video’s die je maakt, bijvoorbeeld voor een storingsmelding, worden direct versleuteld naar de server geüpload – niet naar je fotogalerij. De enige app die je optioneel kunt installeren, is de app voor het afdrukken van QR-codes op labelprinters (Brother P-touch of Epson Labelworks).

Technisch gezien wel – je gebruikt alleen de versleutelde webbrowser.

Omdat er geen gegevens lokaal worden opgeslagen en alles via een versleutelde verbinding loopt, is het gebruik van privéapparaten (Bring Your Own Device) vanuit Samedis geen probleem. Of je instelling dit organisatorisch toestaat, stem je intern af met je functionaris voor gegevensbescherming of de IT-afdeling.

Ja – Samedis Care is momenteel beschikbaar in het Duits, Engels, Frans, Nederlands en Russisch.

Je kunt de taal wijzigen in je accountinstellingen. In de toekomst worden er meer talen toegevoegd.

De bel toont je nieuwe meldingen – zoals openstaande goedkeuringen of systeemupdates.

Staat er een getal bij, dan heb je ongelezen berichten. Klik erop om de details te bekijken. Lees je een melding niet binnen een paar minuten, dan ontvang je daarnaast een e-mail, zodat er niets verloren gaat. Aankondigingen van updates worden ook via de bel verspreid, maar niet per e-mail verstuurd.

De applicatiebeheerder is je interne aanspreekpunt voor toegangsrechten en configuratie.

Samedis Care heeft geen toegang tot de gegevens van je instelling, tenzij we daar uitdrukkelijk voor zijn uitgenodigd. Voor wijzigingen in rechten, het aanmaken van medewerkers of vragen over de configuratie neem je contact op met je applicatiebeheerder. Tip: maak onder Instelling > Functies de functie “Applicatiebeheerder” aan en wijs die toe aan de persoon – dan is die voor iedereen zichtbaar in het adresboek.

Ja – je kunt de serviceverlener gebruikerstoegang geven, zodat die toegang krijgt tot je apparateninventaris.

De serviceverlener kan dan inspectierapporten uploaden, reparaties documenteren en handelingen afhandelen – direct in het systeem. Je kunt ook storingsmeldingen met foto’s en video’s via het aanvraagsysteem naar de serviceverlener sturen, die ze per e-mail ontvangt.

Ja – Enter = Ja/Bevestigen, Escape = Nee/Annuleren.

Dit geldt voor alle bevestigingsvensters in Samedis Care. Vooral handig als je meerdere items achter elkaar wilt verwijderen: klik op X en druk op Enter – veel sneller dan steeds met de muis naar “Ja” gaan.

Je logt in bij Samedis Care via de browser – je hoeft geen app te installeren.

Open app.samedis.care in je browser of klik op “Inloggen” op de website. Je kunt inloggen met je e-mailadres en wachtwoord of via Single Sign-On met Microsoft 365 of Google. Samedis Care werkt op elk apparaat met een internetverbinding – smartphone, tablet of desktop-pc. De interface past zich automatisch aan de schermgrootte aan.

Om my.samedis.care te gebruiken, open je gewoon de website https://my.samedis.care op je smartphone, tablet of desktop-pc. Registreer je met je e-mailadres en maak een gratis account aan.

Gebruik je Samedis.care al in je instelling, dan kun je met hetzelfde gebruikersaccount inloggen op my.samedis.care en hoef je je niet opnieuw te registreren. Andersom kun je met het account dat je voor my.samedis.care gebruikt natuurlijk ook inloggen op app.samedis.care bij instellingen waar je andere taken hebt (bijvoorbeeld als verantwoordelijke voor medische hulpmiddelen).

Nee. Je kunt je wachtwoord zelf resetten.

Klik op de inlogpagina op “Wachtwoord vergeten” en volg de instructies in de e-mail. Samedis Care is een externe clouddienst – je interne IT-afdeling is daar niet verantwoordelijk voor. Optioneel kun je in je accountinstellingen een herstel-e-mailadres instellen (bijv. je privéadres), zodat je ook na een overstap naar een andere werkgever toegang houdt tot je account.

Je kunt multifactorauthenticatie (MFA) inschakelen.

In je accountinstellingen kun je een authenticator-app instellen (bijv. Google Authenticator). Naast je wachtwoord heb je dan een 6-cijferige code nodig die elke 60 seconden opnieuw wordt gegenereerd. Dit is optioneel, maar wordt aanbevolen.

Je account wordt om veiligheidsredenen geblokkeerd – je kunt het direct per e-mail weer deblokkeren.

Je ontvangt automatisch een e-mail met een link om je account te deblokkeren. Heb je de blokkering niet zelf veroorzaakt (bijv. door per ongeluk Caps Lock in te drukken), laat het dan je IT-afdeling of Samedis weten, zodat we kunnen nagaan waar de inlogpogingen vandaan kwamen.

Ja – met één login heb je toegang tot alle instellingen waarvoor je bevoegd bent.

Bovenaan in de navigatie wissel je tussen je tenants (instellingen). Dat is vooral handig als je op meerdere locaties werkt. Je kunt via My Samedis Care zelfs instructies tussen instellingen delen.

Ga naar Apparaatgegevens > Nieuw en volg de wizard.

Zoek in de eerste stap het apparaattype in de catalogus. Vind je het, selecteer het dan. Zo niet, klik dan op “Doorgaan zonder apparaattype” – ons contentteam maakt het catalogusitem dan op de achtergrond voor je aan. Verplichte velden zijn: inventarisnummer, serienummer, bouwjaar en apparaatlocatie. Belangrijk: fotografeer altijd het typeplaatje van het apparaat en upload de foto – daarmee kunnen we het catalogusitem betrouwbaar aanmaken.

Een inventarisitem is het afzonderlijke fysieke apparaat – het apparaattype is de productcategorie in de catalogus.

Heb je bijvoorbeeld drie identieke infuuspompen, dan zijn dat drie inventarisitems, maar één apparaattype. Instructies worden op het niveau van het apparaattype gedocumenteerd: wie een instructie voor het type heeft gehad, is geïnstrueerd voor alle inventarisitems van dat type.

Ja – via eigen apparaattypes.

Onder Instelling > Eigen apparaattypes kun je willekeurige producten aanmaken (bijv. computers, printers, beeldschermen). Die verschijnen in je lokale catalogus en kun je net als medische hulpmiddelen inventariseren. Belangrijk: vink voor deze apparaten onder Geavanceerd het selectievakje “Geen medisch-technisch apparaat” aan, zodat ze niet in de officiële inventarislijst verschijnen.

Een centrale catalogus van alle medische hulpmiddelen die Samedis Care voor alle instellingen bijhoudt.

Je vindt er apparaattypes met uitgebreide informatie, gebruiksaanwijzingen, specificaties van fabrikanten en regelgevingsgegevens. De gegevens komen uit verschillende bronnen: bijdragen uit de community (van instellingen en serviceverleners) en rechtstreeks van fabrikanten. In de toekomst komt er een knop om wijzigingsvoorstellen direct vanuit de interface in te dienen. Met een schakelaar filter je of alleen apparaten uit je inventaris of alle catalogusitems worden getoond.

Maak het inventarisitem toch aan met “Doorgaan zonder apparaattype” – wij maken het catalogusitem voor je aan.

Upload je het typeplaatje en vul je de basisgegevens in (apparaattype, productnaam, fabrikant), dan maakt ons contentteam het apparaattype op de achtergrond aan. Je hoeft verder niets te doen. Voor softwarematige medische hulpmiddelen (bijv. digitale medicatie) geldt dezelfde werkwijze: meld het type met fabrikant, exacte productnaam en softwareversie.

De QR-code is je snelle toegang tot alle informatie en handelingen rond het apparaat.

Scan de QR-code met een willekeurige smartphone en je komt op een landingspagina met: de gebruiksaanwijzing, je persoonlijke instructiestatus, de mogelijkheid om een instructie aan te vragen of te documenteren (ad-hocinstructie), een functie voor storingsmeldingen, de documentatie van het medische hulpmiddel en de datum van de volgende keuring.

Je kunt meerdere apparaten tegelijk bewerken – bijv. afdeling, locatie of bedrijfsstatus.

Selecteer meerdere inventarisitems met de selectievakjes en klik op “Bulkwijziging”. Typische toepassingen: apparaten verhuizen (nieuwe locatie), meerdere apparaten buiten gebruik stellen of een servicepartner toewijzen.

Bij de technische gegevens van het inventarisitem kun je de software- of firmwareversie invoeren.

Dat is vooral belangrijk voor producten uit bijlage 1: installeert de fabrikant een firmware-update en is daardoor een nieuwe instructie nodig, dan moet je dat kunnen herkennen. Vraag je serviceverlener of de fabrikant na elke software-update: “Is er een nieuwe instructie nodig?”

Apparaatsystemen combineren een hoofdapparaat met de bijbehorende extra modules.

Voorbeeld: een Da Vinci-robot met extra apparaten. Koppel je in de inventaris een extra apparaat aan het hoofdapparaat (“hoort bij”), dan kun je bij de instructie het apparaatsysteem selecteren – alle extra apparaten worden dan automatisch in de instructie meegenomen.

Bijlage 1 = kritische apparaten met een hoog toepassingsrisico, bijlage 2 = lager risico.

Bij producten uit bijlage 1 (bijv. beademingsapparaten, anesthesietoestellen, lasers) moet de eerste instructie door de fabrikant worden gegeven. Vervolginstructies mogen alleen worden gegeven door personen die een instructie van de fabrikant hebben gehad. Bij producten uit bijlage 2 mag elke geïnstrueerde gebruiker andere gebruikers instrueren (sneeuwbalprincipe). Zelfverklarende apparaten (zonder gebruiksaanwijzing) hebben geen gedocumenteerde instructie nodig – maar let op: sinds februari 2025 geldt een apparaat niet meer als zelfverklarend zodra er een gebruiksaanwijzing bestaat.

Het toepassingsrisico uit de catalogus kan in de instelling worden overschreven. Open daarvoor het apparaat in de apparatencatalogus, klik onder Meer op Risicobeoordeling en selecteer het juiste toepassingsrisico – bijvoorbeeld zelfverklarend. Voor deze actie is het recht Toepassingsrisico beheren in het toegangsbeheer nodig. Meestal voert de veiligheidsfunctionaris medische hulpmiddelen deze wijziging uit. Een speciale instructie is daarvoor niet nodig.

Tutorial: Het toepassingsrisico voor een apparaattype bepalen

Drie hoofdvormen: instructie door de fabrikant, gebruikersinstructie en ad-hocinstructie.

• Instructie door de fabrikant: de fabrikant of diens vertegenwoordiger geeft de instructie – verplicht voor producten uit bijlage 1 (kritische apparaten). Je voert de externe instructeur handmatig in met naam en bedrijf.
• Gebruikersinstructie: een geïnstrueerde collega instrueert andere collega’s. Bij producten uit bijlage 1 mag alleen iemand met een instructie door de fabrikant gebruikersinstructies geven.
• Ad-hocinstructie: direct bij het apparaat via de QR-code – snelle documentatie van een spontane gebruikersinstructie, die daarna door de verantwoordelijke voor medische hulpmiddelen moet worden goedgekeurd.

Onder Instructies > Nieuw – een wizard leidt je door drie stappen.

1. Apparaten selecteren: uit je inventaris, uit apparaatgroepen of uit de wereldwijde catalogus (voor leen- of demo-apparaten).
2. Medewerkers selecteren: uit de medewerkerslijst, uit groepen/afdelingen of ad hoc nieuw aanmaken.
3. Instructeur en soort bepalen: gebruikers- of fabrikantinstructie, datum instellen, digitaal ondertekenen of het papieren formulier gebruiken.

Digitaal is sneller, veiliger en wordt aanbevolen.

Bij de digitale variant ondertekent iedereen direct op een tablet of smartphone – de instructie wordt meteen vastgelegd en medewerkers zonder handtekening worden automatisch verwijderd (geen probleem met “vergeten handtekeningen”). De papieren variant maakt een pdf om af te drukken. Na de instructie moet het ondertekende formulier weer in het systeem worden gezet (scannen of fotograferen met de smartphonecamera via de QR-code op het formulier).

De medewerker wordt automatisch uit de instructie verwijderd.

Rond je de instructie af terwijl er een handtekening ontbreekt, dan waarschuwt het systeem je. Ga je toch verder, dan wordt de deelnemer zonder handtekening automatisch verwijderd. De instructie wordt alleen vastgelegd voor de personen die daadwerkelijk hebben ondertekend.

Nee – sinds de laatste update is het technisch niet meer mogelijk om jezelf als instructeur te selecteren.

Personen die op de deelnemerslijst staan, kunnen niet tegelijk als instructeur worden geselecteerd. Dat geldt zowel voor gebruikers- als voor fabrikantinstructies.

Het systeem laat zien wanneer de geselecteerde instructeur voor bepaalde apparaten geen gedocumenteerde kwalificatie heeft.

Heb je bijvoorbeeld drie apparaten geselecteerd en kan de instructeur maar voor één ervan een fabrikantinstructie geven, dan wordt expliciet getoond om welke apparaten het gaat. Je kunt toch doorgaan – de verantwoordelijkheid ligt dan bij jou als verantwoordelijke voor medische hulpmiddelen. Tip: gebruik de schakelaar “Alleen gekwalificeerde instructeurs tonen” in het selectievenster.

Volgens de huidige wetgeving: nee – een video alleen vervangt geen instructie door een fysieke persoon.

Video’s kunnen ondersteunend worden ingezet (bijv. als lesmateriaal bij het apparaattype), maar volgens de verordening voor exploitanten van medische hulpmiddelen moet een instructie altijd worden gegeven door een persoon die vragen kan beantwoorden. Je kunt video’s van de fabrikant als inhoud aan het apparaattype koppelen, maar je moet nog steeds een instructeur documenteren.

Maak een instructie aan, zet de datum in het verleden, schakel “Papieren formulier” in en upload het bewijs.

Selecteer apparaten en medewerkers, voer de oorspronkelijke instructiedatum in en schakel “Uitvoeren met papieren formulier” in. In de volgende stap kun je het bestaande document als bewijs uploaden – het snelst door het direct met een smartphone te fotograferen. Je kunt ook meerdere bewijsstukken aan één handeling toevoegen.

Een routeformulier is een vorm van instructie voor één medewerker voor veel apparaten – elk met andere instructeurs en datums.

Typische toepassing: een nieuwe medewerker begint op de afdeling en moet voor meer dan 10 apparaten worden geïnstrueerd, verspreid over meerdere dagen. Het routeformulier kan op papier worden afgedrukt of digitaal via My Samedis Care worden ingevuld. Bij de digitale variant ziet de medewerker het routeformulier in My Samedis Care, documenteert hij of zij de afzonderlijke instructies een voor een en rondt het formulier af – daarna gaat het ter goedkeuring naar de verantwoordelijke voor medische hulpmiddelen.

De instructie blijft als record bestaan, maar alle statistieken en bewijzen worden teruggezet.

Het record wordt vastgelegd met de status “ongeldig” en je reden – het verdwijnt dus niet, maar telt niet meer mee in overzichten en bewijzen. Het recht om instructies als ongeldig te markeren, kan via het toegangsbeheer worden beperkt.

QR-code op het apparaat scannen > “Instructie documenteren” > naam en personeelsnummer invoeren > beiden ondertekenen > klaar.

Een ad-hocinstructie is bedoeld voor spontane gebruikersinstructies direct bij het apparaat. Na het opslaan gaat de instructie ter goedkeuring naar de verantwoordelijke voor medische hulpmiddelen. Pas na diens bevestiging is de instructie officieel gedocumenteerd en verschijnt die in de statistieken. De verantwoordelijke voor medische hulpmiddelen kan de instructie ook afwijzen.

Alleen medewerkers die als geïnstrueerd zijn gedocumenteerd EN in My Samedis Care hebben aangegeven dat ze als instructeur zichtbaar willen zijn.

Dat heeft met gegevensbescherming te maken: een medewerker moet in My Samedis Care uitdrukkelijk de schakelaars “Geeft apparaatinstructies” en “Beschikbaar” inschakelen. Pas dan verschijnt die in de selectielijst op de landingspagina. Als verantwoordelijke voor medische hulpmiddelen zie je intern in Samedis Care natuurlijk altijd alle instructiestatussen.

Je persoonlijke werklijsten – daarmee organiseer je apparaten en medewerkers voor je eigen verantwoordelijkheidsgebied.

Je kunt zoveel groepen aanmaken als je wilt en ze vrij benoemen – bijv. “Anesthesietoestellen”, “Instructie op maandag”, “Nieuwe medewerkers Q1”, “Artsen intensive care”. Elke groep bevat apparaten en/of medewerkers. Groepen dienen als filter in alle overzichten en als basis voor de instructiematrix. Aanbeveling: maak gecombineerde groepen aan (medewerkers + apparaten), dan heb je direct toegang tot de matrix.

De matrix laat in één oogopslag zien wie voor welk apparaat is geïnstrueerd – en waar er hiaten zijn.

Selecteer je groep en open de matrix. Groen = instructie aanwezig (gebruiker of fabrikant), rood = instructie ontbreekt, X = apparaat niet in gebruik. Klik op een item om direct naar de instructiedocumentatie te gaan. Tip: gebruik het filter “Alleen ontbrekende instructies tonen” om je op de openstaande hiaten te richten. Je kunt direct vanuit de matrix een nieuwe instructie aanmaken – de ontbrekende apparaten en medewerkers worden dan automatisch voorgeselecteerd.

Elk symbool heeft een duidelijke betekenis – de legenda vind je rechtsonder in de matrix.

• Groen (vinkje): gebruikersinstructie aanwezig
• Donkergroen: fabrikantinstructie aanwezig
• Rood (uitroepteken): instructie ontbreekt – actie vereist
• X: medewerker gebruikt het apparaat niet (handmatig gemarkeerd)
• Min (–): medewerker is in geen enkele instructiegroep aan dit apparaat gekoppeld
• Geel vraagteken: tegenstrijdigheid – in de ene groep gemarkeerd als “niet in gebruik”, maar in een andere groep gekoppeld
• “Niet gekoppeld”: in de groepsoverstijgende matrix – medewerker is in geen enkele groep aan dit apparaat gekoppeld

Ja – in het medewerkersoverzicht en in het venster voor het kiezen van de instructeur.

In het medewerkersoverzicht kun je de kolom “Soort instructie” tonen en filteren op “geïnstrueerd door fabrikant”. Zo zie je snel wie gekwalificeerd is als instructeur voor een bepaald apparaat. Je kunt het resultaat ook naar Excel exporteren.

In het matrixoverzicht: klik op het vergrootglas en zoek op het apparaattype of de naam van de medewerker.

Bij apparaatgroepen laat de zoekfunctie zien welke groepen een bepaald apparaattype bevatten. Bij medewerkersgroepen werkt het hetzelfde: zoek op naam en zie aan welke groepen de medewerker is gekoppeld.

Beperkt – de matrix is geoptimaliseerd voor desktop/tablet; op een smartphone moet je veel scrollen.

Een voor mobiel geoptimaliseerde matrixweergave is er op dit moment niet. Voor gebruik onderweg raden we aan de matrix op een tablet of laptop te gebruiken.

Ja – via My Samedis Care kan de medewerker zijn of haar instructies met je instelling delen.

De medewerker kiest in My Samedis Care de doelinstelling en deelt de instructies. Die komen bij jou binnen als “gedeelde instructies” ter goedkeuring. Je beslist per apparaat of je de instructie accepteert of een nieuwe instructie verlangt. Het systeem stelt automatisch alleen apparaten voor die ook echt in je inventaris staan.

Ja – het My Samedis Care-account is onafhankelijk van de instelling.

Alle instructies die in Samedis Care worden gedocumenteerd, worden automatisch ook in My Samedis Care opgeslagen. Bij een overstap naar een andere werkgever behoudt de medewerker zijn of haar volledige digitale apparatenpaspoort. Met het herstel-e-mailadres heeft de medewerker ook toegang tot het account als het oude zakelijke e-mailadres niet meer werkt.

Onder Contacten > Medewerkers > Nieuw – minimaal: voornaam, achternaam en startdatum.

Optioneel kun je personeelsnummer, e-mailadres, afdeling en functie vastleggen. Het personeelsnummer is belangrijk voor de afstemming met HR-koppelingen, om dubbele items te voorkomen. Tip: weet je het personeelsnummer niet, maak de medewerker dan toch aan – dit kan later worden gecorrigeerd.

Leg ze op dezelfde manier vast als vaste medewerkers – ook zij hebben instructiebewijzen nodig.

Uitzendkrachten worden meestal niet via de HR-koppeling aangemaakt. Je moet ze daarom handmatig vastleggen. Dat kan ook direct vanuit het instructievenster (ad hoc aanmaken). Aanbeveling: wijs gedetacheerd personeel op My Samedis Care – daar kunnen ze hun digitale apparatenpaspoort meenemen en instructies met je instelling delen.

Dan heb je geen schrijfrechten voor het medewerkersbeheer.

Neem contact op met je applicatiebeheerder, zodat die je het juiste recht in het toegangsbeheer geeft. Je kunt medewerkers ook direct vanuit het instructievenster aanmaken – daarvoor heb je alleen het recht nodig om instructies te documenteren.

Medewerkers samenvoegen: record openen > Meer > Samenvoegen.

Selecteer het doelrecord; alle instructies, groepslidmaatschappen en koppelingen worden automatisch overgezet naar het doelrecord. Let op: dit kan niet ongedaan worden gemaakt – controleer eerst of het echt om dezelfde persoon gaat.

Vul de uitdienstdatum in – niet verwijderen!

De uitdienstdatum zorgt ervoor dat de medewerker uit de instructiestatistieken wordt verwijderd en in de matrix niet meer als instructieplichtig verschijnt. De instructiedocumentatie blijft volledig behouden. Bij tijdelijke afwezigheid (ouderschapsverlof, sabbatical): vul ook een uitdienstdatum in en verwijder die bij terugkeer, waarna je een nieuwe startdatum invult. Je hoeft geen historie van in- en uitdiensttreding bij te houden – die wordt automatisch op de achtergrond vastgelegd.

Een openbaar overzicht van alle medewerkers aan wie bepaalde functies zijn toegewezen.

Onder Instelling > Functies maak je rollen aan (bijv. “Verantwoordelijke medische hulpmiddelen”, “Applicatiebeheerder”) en bepaal je of ze zichtbaar zijn in het adresboek. Medewerkers met deze functies verschijnen dan in het adresboek – zichtbaar voor alle gebruikers van de instelling en in My Samedis Care. Zo weet iedereen bij wie hij of zij terechtkan.

QR-code op het apparaat scannen > Storingsmelding > tekst invoeren of foto/video maken > versturen.

De melding gaat naar de verantwoordelijke persoon (interne technicus of externe serviceverlener). Het voordeel: het systeem weet automatisch om welk apparaat het gaat en wie de melding heeft gedaan. Video’s zijn bijzonder handig – bijvoorbeeld bij ongebruikelijke geluiden.

Ja – direct vanuit een reparatiehandeling.

Kies het contact als ontvanger, pas de automatisch gegenereerde tekst zo nodig aan, voeg foto’s toe en verstuur. Het systeem maakt een e-mail met alle informatie over het inventarisitem en de handeling. Antwoorden van de serviceverlener gaan direct naar de medewerker die de handeling heeft aangemaakt – niet naar Samedis.

Centrale meldingen over problemen met medische hulpmiddelen – bijv. mededelingen van het BfArM of terugroepacties van fabrikanten.

Samedis Care controleert automatisch of betrokken apparaattypes in je inventaris staan en maakt zo nodig een veiligheidsmaatregel aan. Je krijgt een melding en kunt de maatregel afhandelen, documenteren en afsluiten. Dat is belangrijk voor je risicobeheer – bij inspecties moet je kunnen aantonen dat je veiligheidsmeldingen hebt opgevolgd.

Twee manieren: My Samedis Care (digitaal) of Medewerkersbeheer > Instructies (pdf-rapport).

Het rapport bevat alle gedocumenteerde instructies met datum, apparaattype, instructeur en – bij digitale documentatie – de handtekeningen. Bij papieren instructies wordt alleen het handelingsnummer als referentie vermeld. Elke medewerker kan dit rapport ook zelf bekijken via My Samedis Care.

Ja – elke lijst en elke matrix heeft een exportknop.

De export wordt op de achtergrond aangemaakt en via de bel (melding) beschikbaar gesteld. Bij de matrix worden de kleuren overgenomen als achtergrondkleur van de cellen (niet als tekstkleur). De export bevat ook informatie over welke filters waren ingesteld.

De officiële lijst van alle actieve medisch-technische apparaten – wat je bij inspecties laat zien.

Niet-medisch-technische apparaten (computers, printers enz.) verschijnen daar niet als je het selectievakje “Geen medisch-technisch apparaat” hebt aangevinkt. Daarnaast zijn er het keuringsrapport (laatste en volgende keuring per apparaat) en de documentatie van het medische hulpmiddel (volledige geschiedenis van één apparaat).

Klik op “Resetten” – daarmee verwijder je in één keer alle filters, sorteringen en kolomaanpassingen.

Alle lijsten onthouden je instellingen (filters, sortering, kolommen) op het apparaat dat je gebruikt. Mis je gegevens, dan komt dat meestal door een vergeten filter. Geel gemarkeerde filtervelden geven aan dat er een filter actief is. Je kunt filters ook afzonderlijk resetten.