Aanvraagbeheer instellen
Met Samedis.care kunnen gebruikers van apparaten hun vragen of problemen eenvoudig vastleggen en versturen als tekst-, spraak-, foto- of videobericht. Deze aanvragen kunnen centraal in Samedis.care worden ontvangen, direct worden beantwoord of indien nodig worden doorgestuurd naar interne of externe medewerkers voor verdere afhandeling.
In deze tutorial laten we zien hoe je in een paar stappen het aanvraagbeheer in je Samedis.care-instelling inricht.
1. De werkwijze
Bedenk eerst hoe de afhandeling van aanvragen in je instelling moet verlopen.
Wie meldt aanvragen over apparaten?
Moet elke medewerker aanvragen kunnen versturen of alleen bepaalde personen?
Wie ontvangt de aanvragen?
Worden aanvragen centraal afgehandeld?
Is er een dispatcher die eerst alle binnenkomende aanvragen bekijkt?
Hoe worden aanvragen afgehandeld?
Worden alle aanvragen centraal afgehandeld of worden bepaalde aanvragen ook aan andere personen toegewezen?
2. Rechten
Om het aanvraagbeheer in je instelling te laten werken, heeft iedere betrokken persoon een Samedis.care-account en toegang tot je Samedis.care-instelling nodig.
Ze moeten dus rechten krijgen binnen je instelling.
Afzonderlijke gebruikers van apparaten die alleen aanvragen moeten kunnen versturen, kun je direct via de medewerkerslijst uitnodigen en daar de juiste rechten geven.
Interne of externe personen die aanvragen ontvangen, beantwoorden of afhandelen, moeten aparte toegangsrechten krijgen in het Toegangsbeheer van je Samedis.care-instelling (zie de tutorial Uitnodigen en toegangsrechten instellen voor meer informatie).
Opmerking
Selecteer bij het versturen van uitnodigingen via het toegangsbeheer altijd medewerkers of contacten. Alleen zo kunnen aanvragen aan hen worden toegewezen en ontvangen ze de bijbehorende meldingen.
3. Aanvragen maken
Personen met het toegangsrecht Aanvragen maken kunnen een aanvraag voor een apparaat versturen door een Samedis.care-QR-code te scannen of direct in de Samedis.care-omgeving.
Tip
Alle verstuurde aanvragen zijn beschikbaar in de persoonlijke my.samedis.care-omgeving van de persoon die ze heeft gemaakt.
Daar ontvangt deze persoon ook een melding zodra er een antwoord of een andere update op de aanvraag is.
4. Aanvragen afhandelen
Gebruikers met het recht Aanvragen bekijken en toewijzen zien alle binnenkomende aanvragen in het onderdeel Aanvragen van Samedis.care en kunnen ze direct afhandelen.
Ook kunnen ze via de optie Meer in een aanvraag een reparatie van het betreffende apparaat starten of het apparaat buiten gebruik stellen.
Tip
Alle gebruikers met dit toegangsrecht ontvangen meldingen over nieuwe aanvragen via het meldingssysteem van Samedis.care 🔔 en per e-mail.
5. Aanvragen toewijzen
Kan een aanvraag niet direct worden beantwoord of is er meer ondersteuning nodig, dan kunnen gebruikers met het toegangsrecht Aanvragen bekijken en toewijzen elke binnenkomende aanvraag toewijzen aan een andere interne persoon (bijv. een eigen technicus) of een externe persoon (bijv. een technicus van een serviceverlener of fabrikant).
Om een persoon te kunnen selecteren, moet die aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- Hij of zij heeft een Samedis.care-account nodig.
- Hij of zij moet in de instelling als medewerker of als contact zijn vastgelegd.
- Hij of zij moet onder Toegangsbeheer uit de medewerkers- of contactenlijst zijn geselecteerd en het recht Ondersteunt aanvragen hebben.
Tip
Is er een serviceverlener aan het geselecteerde apparaat gekoppeld, dan wordt bij het kiezen van de verantwoordelijke automatisch een contactpersoon uit de openbare contactenlijst van de serviceverlener voorgesteld.
