Configurer la gestion des demandes
Avec Samedis.care, les utilisateurs d’appareils peuvent facilement enregistrer et envoyer leurs questions ou problèmes sous forme de message texte, vocal, image ou vidéo. Ces demandes peuvent être reçues de manière centralisée dans Samedis.care, traitées directement ou, si nécessaire, transmises à des intervenants internes ou externes pour la suite du traitement.
Dans ce tutoriel, nous vous montrons comment configurer en quelques étapes la gestion des demandes dans votre établissement Samedis.care.
1. Le processus
Réfléchissez d’abord à la manière dont le traitement des demandes doit se dérouler dans votre établissement.
Qui signale les demandes concernant les appareils ?
Chaque collaborateur doit-il pouvoir envoyer des demandes, ou seulement certaines personnes ?
Qui reçoit les demandes ?
Le traitement des demandes est-il centralisé ?
Y a-t-il un répartiteur qui examine d’abord toutes les demandes entrantes ?
Comment les demandes sont-elles traitées ?
Toutes les demandes sont-elles traitées de manière centralisée, ou certaines sont-elles aussi attribuées à d’autres personnes ?
2. Autorisations
Pour que la gestion des demandes fonctionne dans votre établissement, chaque personne impliquée a besoin d’un compte Samedis.care et d’un accès à votre établissement Samedis.care.
Des autorisations doivent donc leur être accordées au sein de votre établissement.
Les utilisateurs d’appareils qui doivent uniquement pouvoir envoyer des demandes peuvent être invités directement via la liste des collaborateurs, où vous leur accordez les autorisations correspondantes.
Les personnes internes ou externes qui reçoivent, traitent ou répondent aux demandes doivent recevoir des droits d’accès distincts dans la Gestion des accès de votre établissement Samedis.care (voir le tutoriel Inviter et définir les droits d’accès pour plus d’informations).
Remarque
Sélectionnez toujours des collaborateurs ou des contacts lorsque vous envoyez des invitations via la gestion des accès. C’est la seule façon de garantir que des demandes pourront leur être attribuées et qu’ils recevront les notifications correspondantes.
3. Créer des demandes
Les personnes disposant du droit d’accès Créer des demandes peuvent envoyer une demande concernant un appareil en scannant un code QR Samedis.care ou directement dans l’interface de Samedis.care.
Astuce
Toutes les demandes envoyées sont disponibles dans l’espace personnel my.samedis.care de la personne qui les a créées.
Elle y reçoit également une notification dès qu’une réponse ou une autre mise à jour concerne sa demande.
4. Traiter les demandes
Les utilisateurs disposant de l’autorisation Afficher et attribuer les demandes peuvent accéder à toutes les demandes entrantes dans la section Demandes de Samedis.care et les traiter directement.
Ils peuvent aussi utiliser l’option Plus d’une demande pour lancer une réparation de l’appareil concerné ou le mettre hors service.
Astuce
Tous les utilisateurs disposant de ce droit d’accès reçoivent des notifications sur les nouvelles demandes via le système de notification de Samedis.care 🔔 et par e-mail.
5. Attribuer les demandes
Si une demande ne peut pas être traitée directement ou nécessite une aide supplémentaire, les utilisateurs disposant du droit d’accès Afficher et attribuer les demandes peuvent attribuer toute demande entrante à une autre personne interne (par ex. un technicien de l’établissement) ou externe (par ex. un technicien d’un prestataire de services ou d’un fabricant).
Pour pouvoir être sélectionnée, une personne doit remplir certaines conditions :
- Elle doit disposer d’un compte Samedis.care.
- Elle doit être enregistrée dans l’établissement comme collaborateur ou comme contact.
- Elle doit être sélectionnée dans la liste des collaborateurs ou des contacts sous Gestion des accès et disposer de l’autorisation Assiste les demandes.
Astuce
Si un prestataire de services est attribué à l’appareil sélectionné, un interlocuteur issu de la liste de contacts publique du prestataire est automatiquement proposé lors du choix de la personne responsable.
