Mit Samedis.care können Geräteanwender:innen ihre Anfragen oder Probleme zu Geräten ganz unkompliziert per Text-, Sprach-, Bild- oder Videonachricht aufnehmen und direkt übermitteln. Diese Anfragen lassen sich in Samedis.care zentral empfangen, direkt beantworten und bei Bedarf an interne oder externe Mitarbeitende zur weiteren Bearbeitung weiterleiten.

In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du das Anfragenmanagement in deiner Samedis.care Einrichtung in wenigen Schritten einrichten kannst.

1. Der Workflow

Überlege dir zunächst, wie die Bearbeitung von Anfragen in deiner Einrichtung ablaufen soll.

Wer meldet Anfragen zu Geräten?

Soll jede:r Mitarbeitende:r Anfragen stellen können, oder nur vereinzelte Personen?

Wer nimmt die Anfragen entgegen?

Gibt es eine zentrale Bearbeitung?

Einen Dispatcher, der zunächst alle Anfragen sichtet?

Wie erfolgt die Bearbeitung von Anfragen?

Werden alle Anfragen zentral bearbeitet oder werden einzelne Anfragen auch anderen Personen zugewiesen?

2. Berechtigungen

Damit das Anfragenmanagement in deiner Einrichtung funktioniert, benötigt jede Person, die darin involviert ist, ein Samedis.care Konto und einen Zugang zu deiner Samedis.care Einrichtung.

Sie muss also in deiner Einrichtung berechtigt werden.

Einzelne Geräteanwender:innen, welche nur Anfragen stellen sollen, kannst du direkt über die Liste der Mitarbeitenden einladen und dort für Anfragen berechtigen.

Interne oder externe Personen, die Anfragen entgegen nehmen, beantworten oder weiter bearbeiten, müssen in der Zugriffsverwaltung deiner Samedis.care Einrichtung separat berechtigt werden (siehe hierzu auch das Tutorial Personen einladen & berechtigen).

3. Anfragen erzeugen

Personen, welche das Recht Anfragen erzeugen besitzen, können entweder über den Scan eines Samedis.care QR-Codes oder in Samedis.care eine Anfrage zu einem Gerät stellen.

4. Anfragen bearbeiten

Personen mit der Berechtigung Anfragen sichten und zuordnen können in Samedis.care unter Anfragen alle eingehenden Anfragen einsehen und direkt bearbeiten.

Alternativ können sie über Mehr auch direkt aus der Anfrage heraus eine Reparaturmaßnahme für das betreffende Gerät anlegen oder das Gerät ausmustern.

5. Anfragen zuordnen

Kann die Anfrage nicht direkt beantwortet werden oder wird weitere Unterstützung benötigt, können Personen mit dem Recht Anfragen sichten und zuordnen alle eingehenden Anfragen einer weiteren internen (Techniker:in im Haus) oder externen (Techniker:in eines Dienstleistungs- oder Herstellerunternehmens) Person zuordnen.

Damit eine Person ausgewählt werden kann, muss sie einige Bedingungen erfüllen:

1. Sie benötigt ein Samedis.care-Konto.
2. Sie muss entweder als Mitarbeiter:in oder als Kontakt in der Einrichtung hinterlegt sein.
3. Sie muss unter Zugriffsverwaltung aus der Mitarbeiter- oder Kontakte-Liste ausgewählt und mit dem Recht Unterstützung von Anfragen berechtigt sein.